Haku

Kokousjärjestäjän opas

Kokous on onnistunut, kun kaikki sujuu kuin itsestään - vai mitä? Runsas kokoustilavalikoimamme tarjoaa toimivia ratkaisuja muutaman hengen kokoushuoneista sadan henkilön monitoimitiloihin kaikenlaisia tapahtumia varten.

Tiedepuisto on kokenut ja luotettava valinta niin kokousten, seminaarien kuin juhlienkin järjestämiseen. Kauttamme saat tilattua myös kaikki lisäpalvelut aina kutsujen ja tarjoilujen suunnittelusta oheisohjelmaan asti.

Kokosimme avuksesi lyhyen oppaan siitä, miten järjestelyt kanssamme sujuvat. Toivottavasti kuulemme sinusta pian!

Ennen tilaisuutta

Ota yhteyttä ja kerro, millaista tilaisuutta olet järjestämässä

Kokoustilalla on iso merkitys tilaisuuden tunnelman ja onnistumisen kannalta. Kokouksen luonne, ajankohta ja osallistujamäärä sanelevat pitkälti sen, millainen tilakokonaisuus toimii missäkin tilanteessa parhaiten. Myös vaatimuksenne tilan suhteen vaikuttavat valintaan. Esimerkiksi pöytien muoto ja järjestys vaihtelevat, samoin liikkumatilan määrä. Tarvittaessa voimme hoitaa kalustejärjestelyt kuntoon tilaisuuden vaatimalla tavalla.

Kokousmyyntimme auttaa mielellään valitsemaan monipuolisesta valikoimastamme juuri tilaisuuteesi parhaiten sopivan tilan. Vaihtoehtoja löytyy aina elokuvateatterista saunatiloihin ja seminaarisaleista pienempiin kokoushuoneisiin.

Saisiko olla kokoustiloja kaikilla (teknisillä) mausteilla?

Tiedepuistolta löytyy myös videoneuvottelulaitteistolla varustettuja kokoustiloja. Kannattaakin pohtia, voisitko järjestää kokouksen videoneuvotteluna, jolloin kaikkien osallistujien ei tarvitsisi tulla fyysisesti paikalle. Näin säästät kustannuksia ja luontoa - ja se jos mikä, on meille tärkeää.

On myös hyvä miettiä, millaisia varusteita ja teknisiä laitteita tarvitsette. Perusvarustuksen lisäksi kokoustiloihin on saatavissa erikoislaitteita, kunhan ne on tilattu ajoissa.

Tilaisuuden sujuvuus tietotekniikan osalta on helppo varmistaa pyytämällä ennakkoon Tiedepuiston atk-tuki mukaan koko tilaisuuden ajaksi. Saat kauttamme myös simultaanitulkkauspalvelut.

Voit myös karsia tapahtumapäivän tehtävälistaasi pyytämällä meitä huolehtimaan naulakkopalvelusta. Halutessasi voit ulkoistaa kaikki tilaisuuden järjestelyt kokonaisuudessaan meidän hoidettavaksemme.

Tutustuminen tiloihin ja toimintoihin

Esittelemme sinulle tarvittaessa ennakkoon itse tapahtumapaikan sekä muut lähitilat, kuten ravintolat ja wc:t. Näin tapahtumapäivänä voit olla rauhallisin mielin, kun tiedät, mistä löytyy mitäkin.

Peruskokoustilatarvikkeet, kuten välineet muistiinpanojen tekemiseen, löytyvät kokoustiloistamme.

Tiloissamme on nykyaikainen kokoustekniikka, av-laitteet ja langattomat verkkoyhteydet. Tarvittaessa voimme opastaa sinut kokoustekniikan käyttöön hyvissä ajoin ennen tilaisuutta, jotta kaikki sujuisi itse tilaisuudessa jouhevasti. Tekniikan testaaminen kannattaa kuitenkin aina, myös itse tapahtumapäivänä, ennen kuin osallistujat saapuvat paikalle.

Muista myös nämä!

  • Tarjoilut
    • Kokouksen kuin muunkin tapahtuman yhteydessä maistuu aina hyvä ruoka. Tiedepuistolla toimiva Mehtimäki-ravintolat on kätevä kumppani kokoustarjoilujen järjestämiseen. Tarjoilut voit toki tilata myös muualtakin - tai tehdä vaikka itse!
  • Majoitus
    • Tarvitsetko tilaisuutesi yhteydessä majoitusta? Holiday Linnunlahden lomahuoneistot sijaitsevat 5 minuutin kävelymatkan päässä Tiedepuistolta. Lue lisää: www.linnunlahti.fi.

  • Pysäköinti
    • Tiedepuiston edessä Länsikadun varrella on rajoitetusti kahden tunnin kiekkopysäköintipaikkoja. Kaikkein helpointa on ajaa suoraan Tiedepuiston vieressä olevaan Joensuun Pysäköinti Oy:n pysäköintitaloon.

  • Kutsut
    • Oletko miettinyt, kuinka hoidat tilaisuutesi kutsuprosessin? Muista, että voit myös tarvittaessa ulkoistaa kutsujen lähetyksen ja vastausten käsittelyn kokonaan meidän hoidettavaksemme.

  • Opastaminen
    • Tilaisuuden onnistuminen kannalta on tärkeää, että kaikki vieraat löytävät sujuvasti perille. Hyödynnä Tiedepuiston opastussivua www.tiedepuisto.fi/opastus linkittämällä se vaikka suoraan tilaisuuden kutsuun tai jaa osallistujille kokoustilakarttamme.

  • Ohjelma
    • Mukava, tilaisuuteen sopiva ohjelma kruunaa niin kokoukset kuin tyhy-päivätkin. Tutustu valmiisiin ohjelmapaketteihimme täältä.

Tilaisuuden aikana

Ota kaikki irti itse tilaisuudesta

Nyt saat vain nauttia ja viettää aikaa vieraidesi kanssa. Pidämme huolta, että tilaisuutesi sujuu hyvin, ja osallistujat löytävät oikeaan paikkaan.

Muista, että kaikissa kysymyksissä voit kääntyä puoleemme - olemme aina tavoitettavissa, kun kyse on asiakkaidemme viihtyvyydestä.

Tilaisuuden jälkeen

Ei huolta siivouksesta - mutta palaute kiinnostaa!

Siivousjärjestelyistä sinun ei tarvitse sen kummemmin murehtia. Siivouspalvelumme laittaa paikat järjestykseen tilaisuutesi jälkeen. Muista vain huolehtia paikalta oma omaisuutesi - ja ei sekään haittaa, jos jotain unohtuu. Me kyllä laitamme tavarat talteen, jos hajamielisyys sattuu silloin tällöin vaivaamaan.

Kommentteja ja palautetta tilaisuuden järjestelyistä ja palveluistamme saat aina antaa - se on enemmänkin kuin toivottavaa!

Toivottavasti näemme pian uudestaan - Tiedepuistolle olet aina tervetullut!